Засади використання автоматизованої системи документообігу у Шостому апеляційному адміністративному суді

Додаток 1

до рішення зборів суддів Шостого ААС

від 02 жовтня 2018 року «Про затвердження Засад використання автоматизованої системи документообігу у Шостому ААС»;

зі змінами згідно з рішенням зборів суддів Шостого ААС від 20 січня 2020 року, від 14 вересня 2020 року, від 24 жовтня 2022 року, від 17 липня 2023 року, від 31 липня 2023 року, 22 квітня 2024 року

 Засади використання автоматизованої системи документообігу

у Шостому апеляційному адміністративному суді

1. Загальні положення
   

1.1. Дані Засади розроблені на виконання п. 1.4.9. Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30 (у редакції рішення Ради суддів України від 02 квітня 2015 року № 25) зі змінами, внесеними рішенням Ради суддів України від 03 березня 2016 року № 21 (далі – Положення).

1.2. Даними Засадами врегульовано окремі питання, що стосуються порядку функціонування автоматизованої системи документообігу в Шостому ААС (далі – автоматизована система), віднесені до компетенції зборів суддів згідно з вимогами Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України та Положення, до яких належать:

- наявність/відсутність складів постійних колегій суддів та порядок їх визначення;

- особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ у випадках, передбачених Положенням, зокрема, у випадку знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, та в інших випадках;

- інші питання, віднесені до компетенції зборів суддів, щодо порядку функціонування автоматизованої системи документообігу в Шостому ААС.

1.3. Визначення понять:

постійна колегія суддів – колегія суддів, що складається з основного складу та резервного судді (резервних суддів), що визначені зборами суддів;

основний склад постійної колегії – визначений процесуальним законодавством кількісний склад суддів, які здійснюють розгляд справи;

резервний суддя (резервні судді) постійної колегії – суддя (судді), який (які) залучаються на заміну судді (суддів) – члена (членів) основного складу постійної колегії (за винятком головуючого, судді-доповідача) у разі неможливості останнім (останніми) здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді (продовжувати розгляд) судових справ;

судова справа – позовні заяви, апеляційні скарги, подання та інші передбачені законом процесуальні документи, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду, а також судові процесуальні документи, що виготовляються судом.

1.4. Реєстрації в автоматизованій системі документообігу Суду підлягають усі документи, які надійшли до Шостого апеляційного адміністративного суду, у тому числі документи, які надійшли на офіційну електронну адресу (як засвідчені, так і не засвідчені ЕЦП автора документа), та документи, які надійшли засобами підсистеми «Електронний суд».

2. Повноваження зборів суддів щодо розгляду питань, які стосуються порядку функціонування автоматизованої системи

 2.1. Збори суддів Шостого ААС мають повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи, визначені Законом України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексом адміністративного судочинства України та Положенням.

2.2. Збори суддів Шостого ААС мають право:

- визначати та затверджувати Засади використання автоматизованої системи документообігу суду;

- запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ;

- визначати склад постійних колегій суддів (основний склад та резервних суддів);

- встановлювати строк, за який, до початку відпустки судді, щодо нього не розподіляються судові справи;

- визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ у випадку настання обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, та в інших випадках;

- визначати коефіцієнт складності категорій судових справ;

- визначати коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи;

- зменшувати навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді, із встановленням відповідного коефіцієнту адміністративної посади;

- зменшувати навантаження щодо розгляду справ на суддів, які є членами Вищої ради правосуддя, Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність в Національній школі суддів України, але не більше ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів;

- визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи;

- розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом;

- визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ, які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки (підпункт 2.3.47 пункту 2.3 Положення);

- приймати рішення з інших питань, віднесених до їх компетенції згідно з Законом та Положенням.

3. Розподіл судових справ

3.1. Згідно з вимогами Положення в суді застосовується:

- автоматизований розподіл судових справ (у тому числі пакетний автоматизований розподіл справ);

- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

- повторний автоматизований розподіл судових справ.

3.2. Автоматизований розподіл справ

3.2.1. У Шостому ААС визначаються постійні колегії суддів.

Персональний склад постійних колегій суддів затверджується рішенням зборів суддів Шостого ААС.

У складі кожної постійної колегії суддів визначається основний склад (суддя-доповідач та не менше двох членів колегії) та резервний суддя (судді).

Для кожної постійної колегії суддів збори суддів визначають резервних суддів строком на один рік.

Один і той самий суддя може входити до основного складу двох і більше постійних колегій суддів; при цьому, тільки в одній із постійних колегій суддів такий суддя може бути визначений як суддя-доповідач.

Кількість постійних колегій суддів, до яких суддя може входити як резервний суддя, не обмежується.

3.2.2. При автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається суддя-доповідач із числа всіх суддів Шостого ААС з урахуванням (за наявності) їх спеціалізації.

Після визначення судді-доповідача, який одночасно є головуючим в судовому засіданні при розгляді справи, автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа суддів основного складу відповідної постійної колегії суддів.

Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Автоматизований розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно, з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (справи, пов’язані з виборчим процесом, про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання тощо) та інших термінових справ (ст. ст. 273 – 277, 280 - 289 КАС України), здійснюється одразу після реєстрації відповідної судової справи.

Справи передаються судді-доповідачу, визначеному автоматизованою системою документообігу суду, не пізніше наступного робочого дня після їх реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду, а у випадку настання тимчасової непрацездатності судді-доповідача у наступний робочий день після реєстрації справ, - не пізніше ніж у перший робочий день такого судді, що настає після закінчення періоду тимчасової непрацездатності.

3.2.3. У випадку, коли постійна колегія суддів для судді-доповідача не визначена, вибір суддів – членів колегії для розгляду кожної справи, у якій визначений такий суддя-доповідач, здійснюється автоматизованою системою серед усіх суддів Шостого ААС.

3.2.4. Визначення колегій суддів для розгляду справ, пов’язаних з державною таємницею, здійснюється з урахуванням наявності допуску суддів до державної таємниці.

3.2.5. У разі, якщо суддя – член основного складу постійної колегії суддів, який не є суддею-доповідачем, не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді (продовжувати розгляд) судових справ (у тому числі у вирішенні питання про відкриття/відмову у відкритті провадження у справі, повернення апеляційної скарги, призначення справи до розгляду, проведення додаткових підготовчих дій), заміна такого судді у складі колегії суддів, визначеному для розгляду судової справи, здійснюється автоматизованою системою на підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі, шляхом визначення судді із числа резервних суддів, які можуть здійснювати правосуддя та брати участь у розгляді судових справ на момент здійснення такої заміни.

Підставами, що унеможливлюють участь судді у розгляді (продовженні розгляду) судових справ є, зокрема, наступні: тимчасова непрацездатність, відпустка, відрядження, направлення на навчання, участь у конференції (семінарі), надання іншого дня відпочинку (відгулу), припинення повноважень судді щодо здійснення ним правосуддя, звільнення з посади судді, відвід, самовідвід, розгляд на засіданні Вищою радою правосуддя заяви судді про звільнення у відставку та інші причини.

У випадку, якщо на момент здійснення заміни, жоден із резервних суддів відповідної постійної колегії суддів також не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, заміна судді у складі колегії суддів, визначеному для розгляду справи, здійснюється автоматизованою системою шляхом визначення судді із числа всіх суддів Шостого ААС.

З метою недопущення порушення процесуальних строків розгляду адміністративних справ, зокрема справ, пов’язаних із виборчим процесом, та інших термінових справ, заміна судді – члена колегії суддів здійснюється у будь-якому випадку відсутності такого судді на роботі (тимчасова непрацездатність, відпустка, відгул, відрядження тощо) у день, на який призначена до розгляду адміністративна справа або у який здійснюється розгляд питання про відкриття/відмову у відкритті провадження у справі, повернення апеляційної скарги, призначення справи до розгляду, проведення додаткових підготовчих дій, незалежно від тривалості такої відсутності.

Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями долучається до матеріалів адміністративної справи.

3.2.6. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли у день розгляду Вищою радою правосуддя заяви судді щодо звільнення з підстав, визначених пунктом 4 частини шостої статті 126 Конституції України.

У разі ухвалення Вищою радою правосуддя рішення про звільнення судді з підстав, визначених пунктом 4 частини шостої статті 126 Конституції України, до автоматизованої системи документообігу суду не пізніше наступного робочого дня вноситься інформація про дату припинення повноважень (звільнення) визначеного судді.

Підставою для внесення даних до автоматизованої системи документообігу суду, визначених абзацами першим та другим цього підпункту, є вмотивоване розпорядження керівника апарату суду.

3.3. Повторний автоматизований розподіл

3.3.1. Повторний автоматизований розподіл справ між суддями здійснюється у наступних випадках:

а) у разі задоволення відводу або самовідводу судді (судді-доповідача або всього складу суду, якщо судова справа розглядається колегією суддів), якому розподілено судову справу для розгляду (п. 2.3.49 Положення);

б) виключно у разі, коли головуючий суддя (суддя-доповідач) у визначених законом випадках (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо головуючого судді (судді-доповідача) не може продовжувати розгляд справ(и) більше чотирнадцяти днів, що може перешкодити розгляду справи у строки, встановлені Кодексом адміністративного судочинства України.

З цих же підстав здійснюється повторний автоматизований розподіл адміністративних справ, пов’язаних з виборчим процесом, та (або) інших термінових адміністративних справ, для яких згідно з процесуальним законом встановлено скорочені строки їх розгляду, у випадку тимчасової непрацездатності (незалежно від тривалості) судді-доповідача, яка настала (про яку повідомлено уповноважений структурний підрозділ апарату суду) після здійснення автоматизованого розподілу такої справи. Повторний автоматизований розподіл справи у такому випадку здійснюється незалежно від того, чи була передана справа судді-доповідачу, та які процесуальні дії вчинені останнім в судовій справі.

в) у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи (п. 2.3.52 Положення);

г) у випадку тимчасового відсторонення від здійснення правосуддя, припинення повноважень, звільнення з посади судді.

У разі, якщо на момент здійснення повторного автоматизованого розподілу справ з підстав, передбачених абзацом першим цього підпункту, суддя - член колегії, визначений раніше для розгляду судової справи, звільнений з посади судді або його повноваження припинені, автоматизованою системою одночасно здійснюється заміна такого судді у складі колегії суддів.

д) в інших випадках, визначених законом.

3.3.2. Повторний автоматизований розподіл судових справ у всіх випадках здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), а у випадку, визначеному абз. 2 п. 3.3.4, – також за рішенням зборів суддів, електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

3.3.3. У випадках, передбачених пп. б), г), д) п. 3.3.1, передача справи до уповноваженого структурного підрозділу апарату суду для здійснення повторного автоматизованого розподілу здійснюється за актом прийому-передачі відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814.

У разі, якщо залишок нерозглянутих справ, що передаються до уповноваженого структурного підрозділу апарату суду для здійснення повторного автоматизованого розподілу з підстав, передбачених пп. б), г), д) п. 3.3.1, перевищує 5 справ, повторний автоматизований розподіл здійснюється виключно на підставі відповідного рішення зборів суддів.

3.3.4. Не підлягають повторному автоматизованому розподілу з підстав, визначених пп. б) п. 3.3.1 (крім випадку перебування судді у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустці по догляду дитиною до досягнення трьох років), справи:

- провадження у яких зупинене (а підстави, з яких провадження було зупинене, не відпали);

3.3.5. Збори суддів, з урахуванням конкретних обставин, що впливають на неможливість судді здійснювати розгляд судових справ, можуть прийняти рішення про повторний автоматизований розподіл справ, зазначених у п. 3.3.4, які перебувають у провадженні такого судді.

3.4. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді.

3.4.1. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеним у справі суддям-доповідачам (колегії суддів), ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

3.4.2. Раніше визначеному в судовій справі судді-доповідачу (колегії суддів) передаються також:

- апеляційні скарги, що надійшли до суду на одне і те саме судове рішення після визначення судді-доповідача у цій судовій справі, якщо такі апеляційні скарги надійшли до закінчення апеляційного провадження;

- апеляційні скарги, які подані в рамках однієї справи, але на різні судові рішення, якщо такі апеляційні скарги надійшли до закінчення апеляційного провадження (за винятком надходження до суду відокремлених матеріалів);

- заяви (клопотання) і судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- заяви (клопотання) і судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень;

- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження;

- заяви про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами;

- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

- заяви про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

- позовні заяви, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або
доказів;

- апеляційні скарги, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або
доказів;

3.4.3. Зазначені у п.п. 3.4.1, 3.4.2. справи та матеріали передаються судді-доповідачу на підставі Протоколу передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Справи та матеріали, визначені в п. 3.4.2, розглядаються колегією суддів у складі, визначеному процесуальним законодавством та відповідно до п.п. 3.2.1 - 3.2.5 цих Засад.

3.4.4. У разі, якщо станом на момент надходження справ та матеріалів, зазначених у п. п. 3.4.1, 3.4.2 цих Засад, раніше визначений у справі суддя-доповідач не працює у даному суді або його повноваження припинені, тимчасово відсторонений від здійснення правосуддя або відсторонений від посади судді, такі судові справи та матеріали (крім апеляційних скарг, що надійшли до суду апеляційної інстанції після визначення судді-доповідача у цій судовій справі, якщо провадження не закінчено, та позовних заяв третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги на предмет спору у судовій справі, у якій відкрито провадження) підлягають автоматизованому розподілу.

Позовні заяви третіх осіб, що заявляють самостійні вимоги на предмет спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, та апеляційні скарги, що надійшли до суду апеляційної інстанції після визначення судді-доповідача у цій судовій справі і апеляційне провадження не закінчене на момент припинення повноважень судді, тимчасового відсторонення судді-доповідача від здійснення правосуддя або його відсторонення від посади судді, передаються судді-доповідачу, який буде визначений за результатами повторного автоматизованого розподілу судової справи за правилами, визначеними розділом 3.3 цих Засад.

3.4.5. У разі неможливості передати раніше визначеному у справі судді-доповідачу адміністративну справу, зазначену у п. 3.4.1 цих Засад, з підстав, передбачених пунктом 2.3.3 Положення, такі судові справи (за винятком випадків скасування судом вищої інстанції ухвали про зупинення провадження у справі) підлягають автоматизованому розподілу.

У разі тимчасової відсутності раніше визначеного у справі судді-доповідача станом на момент надходження до суду матеріалів, зазначених у п. 3.4.2 цих Засад, такі матеріали, а також судові справи, що надійшли із суду апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал про зупинення провадження у справі, автоматизованому розподілу не підлягають і передаються судді-доповідачу після закінчення періоду його відсутності на роботі.

Про надходження у період тимчасової відсутності раніше визначеного у справі судді-доповідача матеріалів, які згідно з процесуальним законодавством підлягають розгляду у скорочені строки, Відділ прийому та надання інформаційних послуг (інформаційний центр) повідомляє суддю/його помічника у телефонному режимі або за допомогою СМС повідомлення.

Позовна заява, безпосередньо пов’язана із заявою про забезпечення доказів, яка надійшла до суду відповідно до ч. 4 ст. 114 КАС України, підлягає автоматизованому розподілу на загальних підставах, визначених даними Засадами.

4. Особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів

 4.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до цього Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення зазначених обставин.

4.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями, крім справ, визначених у п. 4.3, здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 4.1 обставин.

4.3. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 4.1, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, примусове видворення іноземців або осіб без громадянства тощо) здійснюється головою суду (у разі його відсутності – заступником голови суду, який виконує обов’язки голови суду), у наступному порядку:

4.3.1. із загального списку суддів Шостого ААС, сформованого в алфавітному порядку, визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи та щодо яких відсутні умови, передбачені п. 2.3.3. Положення та п. 3.2.6. цих Засад на момент визначення судді-доповідача;

4.3.2. із числа суддів, зазначених у п. 4.3.1, незалежно від навантаження, визначається перший у списку суддя-доповідач для розгляду конкретної судової справи;

4.3.3. суддями-доповідачами для розгляду наступних адміністративних справ, що надійшли протягом строку дії обставин, зазначених в п. 4.1, визначаються наступні за списком судді у порядку черговості.

4.3.4. колегія суддів для розгляду адміністративної справи формується у загальному порядку, визначеному п.п. 3.2.2. - 3.2.5 цих Засад.

Підставою для визначення судді-доповідача у справах, зазначених в п. 4.3, є розпорядження голови суду, належним чином засвідчена копія якого долучається до матеріалів адміністративної справи.

4.4. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 4.1, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції (справ) до суду, а також інформація про її (їх) розподіл.

5. Порядок визначення складу суду для вирішення питання про відвід

5.1. Якщо суд доходить висновку про необґрунтованість заявленого під час розгляду справи відводу, він у той же день передає адміністративну справу разом зі службовою запискою судді-доповідача до відділу забезпечення судового процесу.

Подальше визначення судді для вирішення питання про відвід здійснюється з урахуванням вимог ч. 4 ст. 40 Кодексу адміністративного судочинства України, а саме – з виключенням з автоматизованого розподілу суддів, які беруть участь у розгляді справи.

5.2. У разі задоволення заявленого відводу справа передається до відділу забезпечення судового процесу, та здійснюється її повторний автоматизований розподіл відповідно до пп. а) п. 3.3.1 цих Засад.

5.3. У разі відмови у задоволенні заявленого відводу справа передається до відділу забезпечення судового процесу для подальшого повернення судді-доповідачу, який здійснює подальші дії щодо її розгляду.

6. Інші питання

6.1. Супровідні листи про направлення копій будь-яких процесуальних рішень у справі учасникам процесу підписує суддя-доповідач, а за його відсутності – суддя-член колегії суддів із розгляду справи.