Відділ документообігу та контролю (канцелярія)

Начальник відділу – Коваленко Антоніна Володимирівна 
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Відділ документообігу та контролю (канцелярія) (далі - відділ) є самостійним структурним підрозділом апарату Шостого апеляційною адміністративного суду (далі - суд).

Основним завданням відділу є організація та здійснення діловодства і архівної роботи у суді відповідно до вимог законодавства, реєстрація вхідної кореспонденції, здійснення контролю за виконанням документів та доручень керівництва суду, а також надання учасникам судового процесу в усній формі інформації довідкового характеру з автоматизованої системи документообігу суду про рух судових справ

Основними функціями відділу є:

оперативний прийом, опрацювання, реєстрація та облік: вхідної кореспонденції, яка надсилається на поштову адресу, офіційну електронну пошту Суду, через підсистему "Електронний суд" та іншими видами доставки; документів, які містять інформацію з обмеженим доступом з грифом «Для службового користування»; документів, що отримані від учасників судового процесу або їх представників, безпосередньо під час судового засідання за резолюцією судді (судді-доповідача);

здійснення автоматизованого розподілу судових справ, відповідальною особою, визначеною наказом керівником апарату суду, та здійснення передачі справи раніше визначеному у судовій справі судді, колегії суддів;

прийом та реєстрація повідомлень про можливі факти корупційних або пов'язаних з корупцією правопорушень, інших порушень Закону України «Про запобігання корупції»;

внесення до реєстраційних карток судових справ інформації про сплату судового збору, в тому числі на виконання вимог ухвали суду, та контроль за внесення даних змін;

реєстрація в автоматизованій системі документообігу суду постанов та протоколів про адміністративне правопорушення щодо прояву неповаги до суду (у день їх винесення судом);

здійснення електронного обміну документами (отримання, надсилання листів суду через офіційну електронну пошту);

прийняття, реєстрація та облік речових доказів;

ведення архівної роботи у суді та організація взаємодії з державними архівними установами;

надання у встановленому законом порядку письмових довідок щодо проходження та стану розгляду справ;

надання учасникам судового процесу в усній формі (засобами телефонного зв'язку) інформації довідкового характеру з автоматизованої системи документообігу суду про рух судових справ та інших інформаційних послуг, в обсязі, встановленому законодавством;

спільно з відділом (служби) судових розпорядників забезпечення доступу маломобільних груп населення вказаних осіб до суду, надання інформація та створення, у межах наявних можливостей, максимально зручних умов для перебування таких осіб в суді;

виконання інших функцій відповідно до завдань відділу та визначених Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України.

У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, Кодексом адміністративного судочинства України, Законами України «Про державну службу», «Про запобігання корупції», «Про судоустрій і статус суддів», «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та іншими законами України, Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, Типовою інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, Положенням про порядок функціонування окремих підсистем Єдиної судово-телекомунікаційної системи, Положенням про відділ документообігу та контролю (канцелярія) Шостого апеляційною адміністративного суду, наказами і розпорядженнями керівництва суду та іншими нормативно-правовими актами, організаційно-розпорядчими документами.